Klauzula informacyjna - obsługa korespondencji przy użyciu elektronicznej skrzynki podawczej (e-PUAP i e-doręczenia)

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz.Urz. UE L 127 z 23 maja 2018 r., str. 2) – zwanego dalej jako RODO informujemy, że:

Administratorem Państwa danych osobowych będzie Wójt Gminy Ryńsk, kontakt: ul. Mickiewicza 21, 87-200 Wąbrzeźno, e-mail: sekretariat@gminarynsk.pl, telefon: 56 687 75 00

Do kontaktów w sprawie ochrony Państwa danych osobowych został także powołany inspektor ochrony danych, z którym mogą się Państwo kontaktować wysyłając e-mail na adres iod@gminarynsk.pl.

1. Wskazanie szczegółowego celu i podstawy prawnej przetwarzania jest uzależnione od przyczyny kontaktu z administratorem i tak:
   1. Dane przesłane przy użyciu korespondencji z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO w związku z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przesłaną do administratora korespondencją;
   2. Dane przesłane przy użyciu profilu zaufanego e-PUAP przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. lit. c) RODO w związku ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z przesłaną do administratora korespondencją;
   3. W przypadku gdy treść wiadomości będzie zawierała informacje, które spowodują konieczność podjęcia przez administratora przetwarzania na podstawie odrębnych przepisów prawa będą one przetwarzane m.in. w związku z
      1. art. 6 ust. 1 lit c) w zw. art. 38 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; zm.: Dz. U. UE. L. z 2018 r. Nr 127, str. 2) w celu nawiązania kontaktu z inspektorem ochrony danych w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz udzielaniem odpowiedzi na przesłane pytania;
      2. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze wynikających z zadań określonych w przepisach szczególnych,
      3. art. 6 ust. 1 lit e) RODO, kiedy dane są niezbędne do wykonywania zadań realizowanych przez administratora w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
      4. art. 6 ust. 1 lit a RODO na podstawie zgody. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa, a przekażą Państwo administratorowi z własnej inicjatywy więcej danych niż jest to konieczne dla załatwienia Państwa sprawy (tzw. działanie wyraźnie potwierdzające).
2. Dane osobowe możemy przekazywać i udostępniać wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa są nimi m.in.: w zakresie e-doręczeń Poczta Polska S.A. ul. Rodzin Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji, w pozostałym zakresie inne podmioty świadczące usługi pocztowe, telekomunikacyjne, bankowe, jednostki organizacyjne administratora realizacja jego ustawowe zadania oraz inne podmioty publiczne, gdy wystąpią z takim żądaniem, oczywiście w oparciu o stosowną podstawę prawną. Dane osobowe także będą ujawnione pracownikom i współpracownikom administratora w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków. Państwa dane osobowe możemy także przekazywać podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi np.: podmioty świadczące dla administratora usługi wsparcia w zakresie teleinformatycznym.
3. Dane osobowe przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania, w tym również przez okres przewidziany w przepisach dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentacji, i tak:
   1. w zakresie danych, gdzie wyrazili Państwo zgodę na ich przetwarzanie, do czasu cofnięcie zgody, nie dłużej jednak niż 3 lata od ostatniego kontaktu drogą elektroniczną z administratorem,
   2. 5 lat w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych dot. spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na przesłane pytania przez Inspektora Ochrony Danych,
   3. w pozostałych przypadkach, gdy treść Państwa wiadomości była podstawą do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów szczególnych o zakresie, sposobie i zasadach przetwarzania tych danych zostaną Państwo poinformowani odrębnie.
4. Na zasadach wynikających z RODO i z uwzględnieniem wskazanych tam ograniczeń, przysługuje Państwu:
   1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymywania ich kopii,
   2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
   3. prawo do usunięcia danych (nie dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa),
   4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa,
   5. wniesienia sprzeciwu na podstawie art. 21 RODO, wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
   6. cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych dokonywane przez administratora przed jej cofnięciem
5. Podanie danych:
   1. jest wymogiem ustawy na podstawie, których działa administrator. Jeżeli odmówią Państwo podania swoich danych lub podadzą nieprawidłowe dane, administrator nie będzie mógł zrealizować celu do jakiego zobowiązują go przepisy prawa,
   2. jest dobrowolne gdy odbywa się na podstawie Państwa zgody, która może być cofnięta w dowolnym momencie.
6. W przypadku uznania, że przetwarzanie Państwa danych może naruszać przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Państwa dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również w formie profilowania.
8. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.